あなたは、メールの処理のために、時間を大きく取られていませんか?

reply.jpg

私の場合、職場に届く仕事のメールが1日で80通ほどあります。(^_^;)



メールは、空き時間を活用すれば、いつでも送付・受信することができるし、

あとから読み返したりできるので、もはやビジネスには無くてはならないツールですね。


またメールの中に大事な情報があるので、やり取りを残しておくことが、

あとあと大切になってくることがありますよね。




一方、毎日大量に受信するメールを処理するために、大きな時間と体力を消費しています。




私は、メールを受信したらすぐ内容を見て対応をしようとするので、

一度に複数のメールを受信したときに、一方の対応を忘れてしまうことが度々あります。



どうすれば、効率的で忘れずにメールを処理できるのでしょうか?




【メール処理に専念する時間を決める】




たとえば、朝・昼・夕と1日3回に分けて、1回30分でメール処理に専念するように決めるんです。




そうすると、時間を区切ることによって集中力が増して、

たまっているメールを一気に片付けることができるんです。



このように、メール処理の取組み方を変えるだけで、メール処理を効率化できます。



さらに具体的な方法としては、次の方法があります。


●すぐに返信できるメールはその場で返信

●広告メールなどの不必要なメールは削除

●時間がかかるメールはフォルダに移動し後回しに

●一度開いたメールは二度と開かず、何かのアクションを必ず起こす



このような【メール処理の型(かた)】をクセにすれば、効率化が図れます。



たとえば、時間がかかるメールには、「いつまでに連絡します」と一時返信し、

その後にタスクリストに追加します。



このように、メール処理する時間を決めた上で、

【メール処理の型】を実践すれば、メール処理に振り回されることがなくなります。



私も実践しています♪



あなたも、毎日大量に押し寄せるメールを時間を決めて、型にはめて対応すると効果が出ますよ!

ぜひ試してみてください。
カテゴリ
タグ